“Según entrenas, así juegas”​. Las reuniones, pieza clave en los equipos de alto rendimiento.

Hola a tod@s;

En esta publicación trataré de comentaros algunos puntos que a mi entender son claves, a la hora de convertir reuniones aburridas (de las que matan), en reuniones productivas y eficaces, que ayuden a conseguir que tu equipo sea un equipo de alto rendimiento; ¿te gustaría saber como?.

La verdad es que las reuniones, las conferencias, las clases académicas,…etc., pueden llegar a ser más o menos entretenidas o ser un verdadero suplicio para los que asisten, muchas veces como convidados de piedra. Probablemente todos tengamos recuerdos de nuestra infancia o adolescencia en clase con profesores que hablaban y hablaban sin ningún tipo de interrelación con sus alumnos. Profesionales tanto de la enseñanza como del mundo laboral que venían a soltar su discurso y donde prácticamente nos limitábamos en silencio a tomar notas como meros espectadores. O quizás te vengan a la memoria, reuniones en las que mientras alguien habla el resto está más pendiente del móvil, de lo que está hablando el compañero que del ponente y donde cada dos por tres se desvía la mirada al reloj pidiendo que el tiempo corra mucho más rápido para salir de la reunión y volver a nuestra rutina diaria.

Probablemente hayamos escuchado frases del tipo; “otra reunión más”, ” a ver que nos va a contar ahora”, “con todo el trabajo que hay y otra vez reunidos”, etc.. En todos los casos es un síntoma evidente, de que las reuniones en las que participas o que diriges, no están siendo efectivas.

Pero tranquilo, la buena noticia es que esto puede cambiar, no solo para que estas resulten más o menos entretenidas, sino porque cualquier tipo de reunión bien realizada, supone una magnífica forma de interaccionar e influir con el resto de tu equipo. ¿Te gustaría saber cómo? Pues te invito a seguir leyendo.

En primer lugar, deberíamos preocuparnos porque las reuniones tengan un MARCO.

Para empezar definamos que cosas proveen marco:

1. Fecha, lugar, horario (principio y fin). Somos personas de acción y especialmente en el mundo de la distribución donde los cambios y la velocidad son nuestro día a día es por lo que a veces nuestros equipos nos están pidiendo parar y salir a reflexionar fuera en otro lugar, donde se sientan más cómodos,…etc. El otro día escuchaba una cita que me gustaría compartir con vosotros y que decía algo así como: “Me quedo con los jefes, no por lo que han dicho o han hecho, sino por cómo me han hecho sentir”. Evidentemente no siempre es posible realizar una reunión fuera de la oficina, del centro de trabajo,…etc. pero cuando se programa y se hace por ejemplo en una sala en una bodega, en un hotel rural, en el comedor de un restaurante de un cliente,….etc., fuera de tu lugar habitual, las reuniones siempre han resultado mucho más productivas, al menos esa es mi experiencia personal.

2. Tipo de reunión: informativa, de debate,…etc. Este punto es importante, ya que muchas veces las reuniones son de carácter informativo, donde una parte habla y la otra escucha pero existen muchas más tipologías de reuniones; de debate, de decisión, de generación de ideas,…etc. Mi consejo es antes de montar una reunión preguntarnos ¿Para qué quiero montar una reunión? Y a continuación calcular el coste de la reunión de una forma muy sencilla; número de personas y coste de la hora de trabajo de cada uno. Este dato numérico particularmente puede presentarse al principio de la reunión para que todo el mundo sea consciente del valor y del coste de oportunidad que representa y a la vez de acelerador de decisiones y que tenemos que salir de allí con alguna decisión, proyecto,…etc. Probablemente con este sencillo ejercicio, muchas de las reuniones que actualmente se realizan en tu empresa, después de conocer el coste, se cambiaran por otras opciones más económicas como un correo electrónico.

3. Agenda: tema general y temas específicos. Es importante anticipar el motivo de la reunión y los temas a tratar. Incluso enviar el documento (s) que se vayan a utilizar para que los convocados tengan la oportunidad de haberlo leído y de acudir con mas ideas y puedan aportar más valor. Las reuniones por ejemplo; donde los participantes son conocedores de la reunión unos instantes antes o se anticipa el tema y los documentos a tratar, unos minutos antes de la misma, sin tiempo para la lectura, pierden efectividad.

4. Orden de los temas. La forma en que se ordenan los temas, también nos dará una interpretación de la importancia que tienen para todos. Si queremos tratar un tema importante probablemente es mejor tratarlo al principio y darle más tiempo que al final y con el tiempo pisándonos los talones.

5. Tiempos para cada tema. Es preferible indicar los tramos de horas por ejemplo de 09:00 a 09:30 de cada tema, para que de esta forma todo el mundo conozca la duración,….etc. y adelantarlos al principio de la reunión.

6. Tiempo en el debate: tormenta de ideas, discusión, focalización y cierre. Recordemos meter siempre un tiempo para el debate, la tormenta de ideas, para las actividades….etc. para que haya tiempo. Este aspecto que muchas veces no se tiene en cuenta y que hace que las reuniones se prolonguen de forma considerable porque se omitió.

7. Personas implicadas en la reunión. Recuerda que cuanto mayor es el número de asistentes a la reunión, mayor es el número de interacciones [n x (n-1)].

8. Documentos preparatorios-sintéticos (y su envío anticipado).

9. Informe de la reunión donde consten los compromisos adquiridos. Lo que viene a llamarse el acta de la reunión donde consten los principales compromisos de que vamos a hacer, quien, cuando, como,….etc.

10. Seguimiento de los compromisos en la próxima reunión. Este punto es importante recordemos que debemos empezar la reunión hablando de los anteriores compromisos, acuerdos,…etc., para evitar que la gente deje de comprometerse. Este punto no por ser el último, es el menos importante, ya que si no revisamos los acuerdos realizados con anterioridad y su status, se pierde mucha de la efectividad de la reunión por omisión de responsabilidades.

A la hora de plantear una reunión es muy práctico que el equipo escriba las “REGLAS DE ORO” del equipo; que son por así decirlo aquellas normas, reglas que nos van a permitir trabajar como equipo.

En nuestro caso por ejemplo las 10 reglas de oro que acompañan al equipo (recordemos que han de escribirse siempre en positivo, ya que lo que queremos es remarcar el comportamiento o aquello que deseamos promover en nuestro equipo) son;

1. Nos hacemos predecibles.
2. Participamos como obligación.
3. Respetamos la confidencialidad.
4. Cuidamos la imagen hacia arriba y hacia abajo.
5. Defiendo al equipo y luego mi área.
6. Presencia de cuerpo y mente.
7. Tenemos valentía para confrontar o debatir.
8. Pasamos del “yo sé” a la “vulnerabilidad”.
9. Damos y recibimos feedback para aprender de nuestros errores.
10. No escuchamos para las justificaciones.

Estas son solo algunos ejemplos de reglas que me gustaría potenciar en mi equipo (cada uno debe reflexionar en su caso) y llevarlo a un ideal que serían las reglas. Como indico en cada equipo pueden existir las suyas y estas deberían de estar presentes en cada reunión de alguna forma a ser posible visible, ya que nos ayudaran a ser más productivos y a no desviarnos de nuestros objetivos.

A estas alturas creo que no hay duda por parte de nadie que evidentemente de como sea el compromiso de esa reunión, así será nuestro alineamiento con la acción. De ahí la importancia de que las reuniones transcurran de una forma efectiva para que alineemos la acción del equipo con el compromiso. Otro motivo claro de porque debemos planificar y preparar las reuniones con tiempo.

Particularmente considero que es fundamental el concepto de “VULNERABILIDAD” por parte del líder que es el que va a marcar la reunión y que también comentamos en las reglas de oro del equipo (punto 8). Vulnerabilidad significa aceptar el hecho de que somos humanos, que tenemos puntos débiles, que cometemos errores y que podemos vivir con todo esto de una manera mucho más fluida y natural, con menos miedo, para comprobar que al hacerlo nos vinculamos más a los demás y la cosecha que recogemos es mucho más rica. En este video sobre la vulnerabilidad (Brené Brown – El poder de la vulnerabilidad) podemos descubrir que se trata de una fortaleza.

En mi caso debo reconoceros que hubo un antes y un después, cuando tuve la valentía de decirle a mi equipo que no estaba contento con la forma de dirigir las reuniones, que sentía que no conectaba con ellos, que me recordaban a esa época de estudiante que aludía al principio del post,…etc. y fue desde esa posición de vulnerabilidad cuando la reunión, mi equipo y muchos aspectos cambiaron radicalmente a mejor. ¿Has probado a decirle a tu equipo lo que piensas al respecto?. Hazme un favor; si es tu caso, hazlo y me lo cuentas!

A la hora de expresar vulnerabilidad recordemos el usar gerundios porque el tiempo verbal refleja el ahora y me da opciones de cambiar, no va dirigido a la persona (ser). A modo de ejemplo si yo digo: “No soy capaz de hacer una buena presentación” vs. “No estoy siendo capaz de hacer una buena presentación”, hay una diferencia importante. En el primer caso estoy diciendo que como persona soy incapaz, hablo desde el fracaso, desde el ser,…sin embargo en la segunda oración estoy hablando desde este preciso momento, en las actuales condiciones y eso me da espacio a cambiar, al aprendizaje. El lenguaje como bien sabemos dentro del mundo del coaching no es neutro (Ontología del lenguaje – Libro de Rafael Echeverría).

Y esta forma de hablar del líder se traslada al equipo, de ahí la importancia de enseñarnos a cómo hablarnos. Por modelaje, yo soy capaz de influir en el otro, de que este se abra y que cambie.

“La palabra es poder; la palabra es para convencer, convertir, imponer. Sirve para sacar a otro de su mal razonamiento y llevarlo a su buen razonamiento”.

(Ralph Waldo Emerson)

Una vez hemos definido claramente los anteriores puntos otro aspecto claro tiene que ver con las habilidades del ponente, del orador. Hasta el mejor discurso en manos de una persona digámoslo con pocas habilidades sería malo de por sí. Con respecto a las PRESENTACIONES mi consejo es:

1. Customizar la introducción. Es importante seducir a tu público al menos los primeros cinco minutos, con una introducción hecha a su medida. Recuerda no olvides que: “Nunca hay una segunda oportunidad para causar una primera buena impresión”.

2. Vende tu sueño. Los cautivadores no venden productos, servicios o empresas venden un futuro mejor, relaciones sociales más atractivas, una experiencia, un mejor entorno,…o un proyecto empresarial de futuro.

3. Piensa en guión no en discurso. Qué puntos te gustaría trasladar.

4. Escenifica. Utiliza imágenes, vídeos,…que hagan que tu presentación resulte impactante. El objetivo es inspirar, cautivar,…a tu público. Por cierto las diapositivas llenas de texto rara vez cautivan, de modo que cuantas menos palabras muestres en la pantalla mucho mejor.

5. Abrevia. Lo bueno si es breve día veces bueno. Utiliza la regla del 10-20-30 en tus presentaciones; 10 imágenes a presentar en 20 minutos y con una tipografía no inferior a 30 puntos. Los monólogos no son útiles en estas circunstancias salvo si quieres trabajar en el Club de la Comedia.

6. Práctica. Práctica tu presentación, tu tema o discurso hasta que la aborrezcas y luego sigue practicando.

7. Prepara a tu público. Llegar a tiempo te permitirá no sólo prepara tu presentación con tiempo sino además la posibilidad de interrelacionar con ellos, ganarte su confianza y querrán sentir que te apoyan por muy breve que sea esa interacción.

8. Habla mucho. Repite tu presentación todas las veces que puedas, porque la repetición mejora la retórica.

Otro de los temas importantes y que los que trabajamos como coach de equipos empleamos es el de las FUNCIONES DELEGADAS del líder en las reuniones. Que básicamente consiste en repartir algunas de las funciones que el líder asume como propias y que le impiden ser todo lo productivo que desearía durante la reunión. Ojo no estamos hablando de delegar todo, de hecho hay una función que no es delegable; “marcar el norte, poner el foco”, el resto es interesante compartir con el equipo e ir alternando ya que esto ayudará al desarrollo del mismo, a que este cada vez sea más maduro y a que el líder asuma el control de la reunión y haga que esta sea más productiva. A modo de resumen estos roles serían:

1. El moderador. Es el director de orquesta. Es la persona que velará porque todos los participantes hablen en la reunión y participen activamente. De esta forma evitaras que haya personas que no se pronuncien, aun teniendo cosas importantes seguramente que decir.

2. Marcador del ritmo. El que optimiza la gestión del tiempo. No solo lleva el cronometro sino que actúa informando al equipo de cómo transcurre la reunión paulatinamente.

3. El presionador de decisiones. Garantiza que aparezcan los compromisos traducidos en acciones. Tiene a la urgencia como aliada. Y es el que garantiza que no nos atasquemos y tomemos decisiones.

4. El responsable de redactar el TO DO. Es el encargado no solo de anotar los acuerdos a los que se llegan a lo largo de la reunión sino también del acta. Pone foco en el tema, nos recuerda a que hemos venido,…etc.

En algunas situaciones y algunos equipos puede ocurrir que no sea necesario tener varias personas ejerciendo un papel, también es posible por ejemplo que  el marcador del ritmo y el que presiona decisiones lo haga una sola persona.

Por último una última idea que no se realiza en la mayoría de los equipos y tras una reunión, es lo que llamamos “LA COCINA”. La cocina; es el espacio que nos daremos una vez concluida la reunión, para conversar sobre cómo hemos conversado.

En una primera parte hablaríamos sobre cómo hemos conversado es decir cómo han funcionado las funciones delegadas, si falta o sobra alguna regla,…etc. Hablamos sobre el “como” nunca el “que“.

En la segunda nos completamos con las conversaciones inconclusas es decir nos expresamos como nos sentimos, hacemos peticiones y ofertas al equipo y evitamos caer en la tentación de preguntar el por qué uno se siente de determinada manera. Recuerda que en este caso buscamos generar conversaciones de presente y sobre todo de futuro al Igual que en el Coaching que solo vamos al pasado para rescatar recursos, en la cocina buscamos compromisos, peticiones y ofertas pensando en la siguiente reunión y/o cocina.

Este tiempo, nos permitirá eliminar las conversaciones de pasillos, la rumorología, el que haya personas que salgan de la reunión con sensaciones o sentimientos que a la larga generaran problemas mayores, ya que nos da el espacio para expresarnos y salir de la reunión “limpios” como individuos y como equipo.

Espero que mi post te haya gustado y que te ayude a que tus reuniones con tu equipo resulten más productivas y den mejores resultados. Puedes ayudarme a difundir el mensaje, recomendando la publicación a otros colegas. Y si lo deseas puedes contactar conmigo para cualquier consulta que te surja sobre este u otro asunto similar. Estaré encantado de ayudarte.

¡¡¡ MUCHAS GRACIAS A TOD@S !!!

Un fuerte abrazo.