¡¡NO TENGO TIEMPO!! … ¿QUÉ HAGO?

Hola a tod@s;

Es probable que estés de vacaciones y que ahora estés disfrutando momentos de relax y desconexión, pero sabes que más tarde o temprano está la “temida vuelta” y ¿quién no ha tenido pensamientos la noche anterior o días antes incluso de su regreso, de cómo se iba a encontrar el “gallinero”?. Bueno lo primero de todo es relativizar el asunto y tomar consciencia de que si puedes volver al trabajo, es señal de que ya tienes un trabajo, mejor o peor pero es algo y lo segundo es ver que podemos hacer para ser más productivos en especial en los periodos de acumulación de trabajo, como puede suceder tras el regreso de tus vacaciones.

Mirad todos tenemos un momento en el día en el cual somos más productivos, en mi época de estudiante recuerdo que a mí se me daba bien madrugar y sin embargo tenía compañeros que se quedaban estudiando por la noche hasta las tantas de la madrugada. Yo era incapaz de sentarme a estudiar después de cenar, pero tenía mi propia estrategia que todavía utilizo, levantarme a las 5 a.m. de la mañana. Reconocer  lo que podríamos denominar tu momento Einstein, es decir esas horas en las que eres más productivo y tu concentración es mayor, es clave a la hora de mejorar tu productividad. Y en tu caso, ¿sabes cuál es el tuyo?.

Como os señalaba yo siempre he tenido la costumbre de levantarme muy pronto, esto me permite ponerme al día con las redes sociales, escribir en RRSS o invertir tiempo en escribir mi propio libro, leer libros de otros autores y aprender algo, salir a correr y hacer algo de ejercicio antes de comenzar la jornada y/o entrar antes al trabajo para organizarme el día. Es probable que alguno piense que si la solución pasa por estar más horas en el trabajo, entrando antes, no le sirve esta solución. Y debo aclararte que para nada trato de deciros que trabajéis más horas, más horas en el trabajo no es sinónimo de productividad, simplemente que descubras cuál es tu momento de mayor productividad y lo utilices. Para algunos será muy pronto como es mi caso, otros a la hora de comer cuando la mayoría se van a comer y están solos en la oficina o a última hora de la tarde cuando la gente se ha marchado a sus casas. De lo que se trata es que localices ese espacio de tiempo en el que tu productividad es mayor y que trates de explotarlo y protegerlo al máximo.

En cualquier caso debo indicaros que  un porcentaje muy elevado del éxito en la vida y en el trabajo está determinado por la clase de hábitos que desarrollamos con el tiempo. No debemos de pasar por alto que el hábito de establecer prioridades, superar las indecisiones y encarar las tareas más importantes es una habilidad mental y física. Superar la postergación de las decisiones, es una capacidad susceptible de entrenamiento mediante la repetición y la práctica. Por eso cuanto antes empieces, antes comenzarás a obtener resultados.

Para concluir me gustaría compartir con tod@s vosotr@s diez ideas o sugerencias que os pueden ayudar en la gestión del tiempo:

1. Claridad del objetivo. Por ejemplo escribe en un folio en blanco los diez objetivos más importantes a conseguir en un año y hazlo en tiempo presente como si se hubieran conseguido. Después elige el más importante y con él en otra hoja, establece una fecha de consecución y un plan de acción. La visualización del objetivo es una técnica que se emplea en coaching y que nos sirve para engañar a nuestro cerebro, ya que este no distingue la realidad de la imaginación y sin duda esto nos ayuda a desarrollar ideas, opciones, enfocar el objetivo y predisponer todo nuestro cuerpo y energía a conseguir el objetivo. Paralelamente puedes emplear esta técnica, para tus objetivos mensuales, semanales y/o diarios.
2. Saber más. Es fundamental conocer con toda precisión de detalles, en qué consiste el objetivo o tarea anteriormente señalada, ya que de esta forma el plan de acción es mucho más evidente y facilita casi por completo el paso a la acción. Intenta desgranar tu objetivo en micro objetivos, pasos y metas que debes de conseguir para lograrlo. La técnica suele ser ir marcha atrás en el tiempo. Imaginemos que quiero conseguir un objetivo a diez años vista, pues bien echando marcha atrás, veríamos que pasos y acciones deberíamos haber cumplido a los cinco años para alcanzar ese objetivo a diez años y sucesivamente lo mismo a los tres años, un año,….etc.
3. Planificar con antelación y crear el espacio. Necesitamos planificar con todo lujo de detalles el orden y prioridad de todas y cada una de las acciones que tenemos que realizar. Para facilitar esta técnica podemos empezar desde el final y tirar hacia atrás. Lo que si es importante es asignar a cada acción o fase necesaria para la consecución del objetivo, una fecha de realización o de comienzo y otra de consecución o finalización de cada día de la semana.
4. Elegir el sapo y comérselo. Una de las mejores tareas para superar la postergación es empezar por la tarea más difícil, la más complicada, la que más nos cuesta y persistir hasta acabarla. Si ya sé que es mejor ponerse a leer mails, navegar por internet, etc. que preparar el forecast presupuestario del próximo año. Pero cuando el resto de colegas no lo tengan aún, tu ya lo habrás acabado, te sentirás más tranquilo, menos estresado, más productivo y podrás dedicarte a otras cosas sin la premura de la cercanía de la fecha de entrega. ¿No me digas que no merece la pena intentarlo?.
5. Método ABCDE. Consiste en revisar nuestra lista de trabajo y asignar una letra A, B , C, D, E delante de cada tarea o actividad. Dentro de cada letra también se puede ordenar según su trascendencia en A-1, A-2, A-3, etc. A la hora de actuar empezaremos por la prioridad y seremos disciplinados en la metodología durante al menos un mes y no pasaremos a la siguiente tarea hasta haber acabado la tarea con más alta prioridad. Al cabo de un tiempo, usando la metodología ya lo tendremos integrado en nuestra forma de trabajar y ya no será necesario nombrar y enumerar las tareas pendientes.
6. Centrarse en resultados clave (Pareto). Un área clave de resultados es algo en lo que debemos trabajar hasta que finalicemos, si queremos conseguir nuestro objetivo. La Ley o Principio de Pareto, también conocida como la Regla del 80/20 ó 20/80, establece que, de forma general y para un amplio número de fenómenos, aproximadamente el 80% de las consecuencias proviene del 20% de las causas. Ejemplo: El 20% de los vendedores producen el 80% de las ventas ó el 80% de las ventas corresponden a ventas del  20% de los productos.
7. Postergación creativa. Consiste en evaluar cada una de las actividades personales y profesionales que hacemos a día de hoy. Y plantearnos si sabiendo lo que se yo hoy, volvería a hacerlo, en cuyo caso le aplicaría la postergación creativa. Pararnos y reflexionar al respecto si lo que estamos haciendo, tiene o no sentido es clave, de lo contrario corremos el riesgo de estar haciendo algo por tradición, costumbre o simplemente porque no se sabemos dónde invertir el tiempo.
8. Eliminando cuellos de botella. Determinaremos los atascos internos y externos que delimitan el avance de nuestro proyecto y nos centraremos en solucionarlos. Si sabemos por ejemplo que un departamento en cuestión en nuestra empresa por ejemplo nunca cumple a tiempo sus obligaciones, pues quizás deberías anticiparte a solicitar la información, piezas y repuestos, ver cómo podemos ayudarle y/o colaborar, etc., pero recuerda de nada sirve enfadarte o echar las culpas a los demás, si no hay una propuesta de solución por tu parte.
9. Loncha a loncha. Una técnica que nos permite aligerar y hacer frente a una tarea importante, es dividirla en subtareas o proyectos más pequeños de forma que psicológicamente, nos resulte más sencillo afrontar un fragmento individual y pequeño de un gran proyecto, que comenzar el trabajo en su totalidad. En el anterior ejemplo del forecast anual por ejemplo, puedes empezar haciendo hoy por la mañana el primer trimestre y por la tarde el segundo trimestre. De esta forma en un día prácticamente tienes la mitad de la tarea realizada de una forma cómoda. Afrontar la tarea como un todo puede llevarte a que el primer día la postergues al pensar que todavía tienes un día más y que el segundo día a mediodía te entren las prisas porque tienes que enviar el presupuesto a última hora de la tarde a tu jefe y no has comenzado. Las consecuencias son evidentes, una tarea de baja calidad y más presión y estrés innecesarios en tu cuerpo por una mala planificación previa por tu parte.
10. Concentración (Estado Flow). Fijarse en la tarea más importante, comenzar de inmediato y evitar cualquier tipo de interrupción durante el desarrollo de la misma. Esta parte es muy importante, en las empresas hay muchas personas que no saben decir “NO”. Permíteme que te remita a mi anterior publicación si no la leíste aún: “Y en tu caso: ¿No es no?” donde hablo precisamente de la importancia de saber establecer límites, saber decir “NO” a un compañer@ o “hasta dentro de una hora no puedo atenderte” es fundamental para gestionar mejor tu tiempo. Irte a otra sala, trabajar desde casa si tienes la posibilidad, cerrar el correo electrónico durante la jornada y abrirlo para revisar solo tres veces al día, alejar el móvil de tu mesa de trabajo para evitar la tentación de revisarlo cada vez que te llegue un mensaje,…etc., son ideas que te ayudaran a ser más productivo en el trabajo.

Espero que te pueden haber sido útiles algunos de estos consejos y recuerda que uno no puede tener más o menos tiempo, el tiempo es el que hay, lo que sí es fundamental es cumplir con el tiempo que tenemos en tu misión y propósito en la vida. En esas circunstancias tu cansancio y compromiso serán diferentes, si utilizas el tiempo para cumplir tu propósito en la vida.

En cualquier caso es para mí un placer anticiparte que el 19 de Diciembre en Valencia, daré una conferencia que llevará por título: ¡¡NO TENGO TIEMPO!! … ¿QUE HAGO?, donde profundizaré mucho más en este tema. Para más información, puedes escribirme por privado a info@javiergimenezdivieso.com.

Javier Giménez Divieso acompaña a Profesionales, Empresas y Equipos a mejorar sus resultados, a través de la Formación, Mentoring y el Desarrollo Personal. Directivo senior con más de veinte años de experiencia en diferentes unidades de negocio nacionales, trabaja actualmente como  Formador, Mentor, Conferenciante, Coach Ejecutivo y Equipos certificado por ICF. Además está acreditado con la Certificación Internacional The Society of NLP de EE.UU y el Dr. Richard Bandler, cocreador de la Programación Neurolingüística y con formación en Hipnosis Ericksoniana.